Как эффективно проводить совещания

Алексей Макаров, заместитель декана бизнес-школы Высшей школы экономики, сертифицированный партнер института менеджмента Адизеса

При сборе информации по проблеме, стоящей на повестке дня, вам необходимо мнение всей команды. Но люди выступают по-разному, этот  процесс может затянуться, и пробудить в слушающих конфликтные настроения или скуку. Проще всего этого избежать, попросив своих сотрудников изложить свое видение на бумаге. Таким образом, люди успокаиваются, сосредотачиваются на проблеме.

Попросите предварительно всех сохранять тишину до тех пор, пока не закончит писать последний человек. Возможно, что во время ожидания самого вдумчивого человека, у остальных появятся какие-то новые соображения. Когда все закончили, попросите сотрудников по очереди зачитать свои тексты. Ответы следует зафиксировать в некий единый реестр, вычеркивая дублирующиеся высказывания.

Допустимо другим участникам собрания уточнить у говорящего, что он имеет ввиду, но не следует заходить дальше, стоит придерживаться именно уточнения формулировок. Этот прием позволяет избежать ненужных и пустых дискуссий, сберечь всем время и нервы, и спокойнее продвигаться к решению задачи, сохраняя уважение друг к другу.

Выслушаем всех

Таким же сложным этапом может стать момент обсуждения уже принятого решения. При оптимальном развитии событий, вам зададут несколько вопросов, вы ответите, и все, включая вас, будут удовлетворены. Однако, возможна ситуация, когда решение вызывает шквал высказываний.

Определив, что грозит начаться хаотичный вал разнокалиберных вопросов, стоит попросить участников совещания потратить несколько минут на то, чтобы записать свои вопросы, сомнения, а, может быть, и несогласия в таблицу с соответствующими тремя графами. После этого, выкинув из списка дублирующиеся вопросы, можно начать отвечать с более простых вопросов, переходя к более сложным. Ответы от простого к сложному нужны для того, чтобы вы могли собраться, параллельно ваши уверенные слова настроят других участников на позитив.

Ответив на вопросы, не надо пытаться отреагировать на высказывания, исполненные сомнений и несогласия с вами. Вместо этого, попросите собравшихся еще немного потерпеть и полностью повторить процедуру с заполнением таблицы. Таким образом, большинство несогласных с озвученным решением переформулируют свои негативные высказывания в вопросы, на которые вы можете ответить конструктивно. Даже если останется один-два «несогласных», можно прямо попросить их задать вопрос.

В случае отказа, как это ни печально, придется попросить этого участника смириться со случившимся расхождением во мнениях. Однако у большинства  появится уверенность и убежденность в правильности выбранного решения, и появится больше мотивации его продвигать.

Очень важно установить правила проведения совещания, избегая опозданий, шума и ненужных проволочек. Достаточно эффективно работает система штрафов, устанавливаемая за нарушения. Этот прием, при грамотном использовании, значительно облегчает работу и вам, и вашим сотрудникам.