Электронная подпись позволит избежать неоплаты счетов

Росла-росла маленькая организация и выросла до того, что у нее очень много контрагентов, очень большой документооборот и хотелось бы упростить передачу документов организациям с которыми она работают. Ускорить этот процесс помогает использование в работе электронно-цифровой подписи.

Дмитрий Волошкин, руководитель ИП Голдованская, консультант по автоматизации бизнес-процессов

Для многих организаций головной болью является передача счетов-фактур для подтверждения и принятия НДС к зачету. Если счет-фактура не придет вовремя, НДС могут не принять, а проверяющие органы  заставят и НДС заплатить и штраф дополнительно. В этом году был принят закон о передаче счетов-фактур через электронно-цифровую подпись. Государство, таким образом, пошло навстречу бизнесу.

Как это происходит? Существуют удостоверяющие центры. Это те компании-операторы, которые выпускают электронно-цифровую подпись, и заверяют ее. Организации, заключают с удостоверяющим центром договор, получают электронно-цифровую подпись, после этого они спокойно могут передавать любые документы, подписывая их электронно.

К примеру, оператору в какой-то компании, поступает звонок: «отгрузите нам такой-то товар». Товар собирается, формируется накладная, через Интернет она доставляется заказчику, который ее визирует своей электронно-цифровой подписью и отправляет обратно. Оператор видит подпись и отдает команду на отгрузку товара. Скорость работы возрастает в тысячи раз, потому что время передачи документов измеряется уже не в днях, а в минутах.

Экономим время и денег

Другой пример, если нужно получить не товар, а услугу: починить компьютеры в офисе, наладить систему. К примеру, утром обнаружили поломку, звонят в организацию, она быстро выставляет счет - в 9.00-9.15, через 10 минут он будет на почте у директора... дальше пока директор его посмотрит, пока даст команду оплатить, пока бухгалтерия ее оплатит, пока банк примет, пока перечислит деньги... дай бог в тот же день к вечеру специалист выедет на объект. А если бы была у заказчика электронно-цифровая подпись, он мог бы  сразу подписать счет и акт выполненных работ. Специалист максимально быстро выехал бы на объект и уже в 10-11 часов все могли бы продолжать работу.

Вот здесь теряется время, а деньги теряют на этом все. Одна организация потому что не выполняет работу, специалист будет в течение всего дня ждать, когда дадут команду ехать, ремонтировать. Вторая не работает и тоже теряет деньги, потому что не может никого обслуживать.

Кроме того, использование электронно-цифровой подписи не дает возможности заказчикам и покупателям каким-то образом уйти от подписи документа и как-то хитрить. И на обстоятельства уже сослаться не получится: «Директор уехал, занят, на переговорах» — ясно, что если организация или человек не подписывает документ в течение суток, значит он не хочет оплачивать работу. Т.е. не надо бегать и искать человека, который поставит визу, если директор где-то задержался с утра или вообще в командировке (отпуске). «Кто поставит подпись за него, если  у нас нет доверенности и печати?» При наличии электронно-цифровой подписи, в любой момент директору позвонили, и он будучи даже на Гавайях, подписывает документ, и все уже снова в процессе.

В ситуациях с поломками оборудования люди могут как-то давить на жалость: «У нас все стоит! Ну придите, пожалуйста, а мы потом оплатим».  А потом жди поступлений месяц-два, фактически исполнитель не получает ту сумму, которую он заработал. Тут же никаких вариантов - подписывайте сразу и мы выезжаем.

Уровень электронно-цифровых подписей может быть различным, как уровень директора или главного бухгалтера, так и просто какого-то ответственного лица, который выдает товары или материалы, либо сотрудников внутри организации. Такая подпись позволяет однозначно определять, кто принимает задание и должен выполнять какую-либо работу. Не просто сел кто-то за компьютер и написал от имени Маши: «Да, я буду во столько и сделаю такую-то работу», хотя на самом деле Маши вообще в это время в офисе не было.  Каждый раз своей подписью сотрудник подтверждает, что ознакомился с заданием и приступил к выполнению.

Плюсы
- При использовании электронно-цифровой подписи мы знаем, кто и когда подписал документ.
- Это значительно ускоряется процесс подписи и передачи документов.
- Исключается возможность уйти от подписи документа и схитрить при оплате заказанных работ.