Мобильность бизнеса: опасности корпоративной почты

Консультирует Алексей Овчинников, замначальника ОЭТС «СБСистем» (филиал, г.Киров). Преимущества мобильности бизнеса очевидны и многократно описаны. Если вы решили, что вам это действительно необходимо, возникает вопрос – с чего начать? Как и во многих других случаях с – документации. Необходимо составить проект. В нем мы должны определиться, каких результатов хотим добиться с помощью мобильности. Стоит еще раз оценить риски, связанные с внедрением данного проекта (например, безопасность системы, возможность утечки информации и т.д.). Кроме того, нужно оценить, что имеется на предприятии сейчас: инфраструктура, ПО, каналы передачи данных, рабочие ресурсы и что из этого можно задействовать в проекте. Необходимо предусмотреть возможность дальнейшего расширения проекта путем добавления новых задач, а не переделки старых; рассчитать бюджет и определиться, кто будет решать поставленную задачу и в какие сроки. Рассмотрим на общем примере. При упоминании понятия «мобильности» следующее, что вспоминается после мобильной связи электронная корпоративная почта. Для эффективной работы с ней вся корреспонденция должна храниться на серверах компании, а сотрудникам необходим удобный интерфейс работы с ней. Если мы хотим иметь возможность работать с почтой со смартфонов или кпк, то лучше рассматривать web-ориентированные приложения. Это позволит работать на относительно медленных каналах (3G распространен еще не повсеместно) и не предъявлять завышенные требования к технике. Также это в некоторой степени повысит безопасность, т.к. в случае утери аппарата вся деловая переписка будет не на нем, а на серверах компании. По опыту могу сказать, что со временем почту начинают использовать для хранения различных документов, что вызывает разнообразные проблемы: от большого объема корреспонденции и излишней загруженности серверов, до проблем контроля версий документов. Чтобы избежать этого, необходим запуск системы управления контентом, которая позволит вести групповую работу над документами, контролировать версии и изменения документов, вести архивы документов, облегчит поиск и учет документов, подготовит к возможности перехода на электронный документооборот. Для удобства пользования всеми этими сервисами необходимо реализовать логически единую (подчеркну, не обязательно физически) точку входа пользователя в корпоративную систему. Например, на базе корпоративного портала, который не только обеспечит вход пользователей в почту, CMS, но и сможет нести дополнительный функционал в виде новостей, систем планирования группой работы, автоматической публикации прайс-листов и т.д.