Мозговой штурм: как проводить эффективные совещания по любому вопросу

Алексей Макаров, заместитель декана бизнес-школы Высшей школы экономики, сертифицированный партнер института менеджмента Адизеса

На подсознательном уровне мы недолюбливаем совещания, считая их пустой тратой времени. С  другой стороны, иного способа поиска эффективного решения, как коллективное обсуждение, современное общество не изобрело. Значит надо научиться проводить эти обсуждения так, чтобы извлекать максимум пользы.

На практике без совещания не обходится никто: ни предприятия, ни общественные  организации, ни властные структуры. Замечено: чем организация крупнее, тем чаще и продолжительней в ней совещания и тем ниже, порой, качество принимаемых решений.

Для большинства организаций процесс коллективного поиска решения схож с вождением автомобиля по узким улочкам Бангкока или Бомбея. К  пониманию сути участники  движутся с разной скоростью. Отсутствие светофоров приводит к драматичным ситуациям. Лихачи, игнорирующие предупредительные знаки, провоцируют лобовое столкновение. Для того, чтобы избежать неприятностей и добраться до цели, необходимо   как знание местных правил дорожного движения, так и их соблюдение.

То же и с собранием, чтобы оно завершилось принятием максимально эффективного решения, необходимо знание технологии и следование специфическим правилам.

Правило 1
Вовремя начинаем и заканчиваем. Случается, что некоторые сотрудники или руководители позволяют себе позже появляться на собрании. Это сразу устанавливает неправильный тон общения, люди чувствуют неуважение к себе и неохотно идут на высказывание своих мыслей. Поэтому за любое опоздание, неважно насколько высокопоставлен сотрудник он должен платить штраф.

Правило 2
Слушаем друг друга. Одна из главных проблем на совещаниях то, что каждый слишком занят продумыванием своих выступлений, не особо прислушиваясь к тому что говорят другие. Это может быть вызвано также привычкой ведущего совещания прерывать говорящего в тот момент, когда тот всего лишь взял паузу на вдох. В таких случаях все стремятся говорить быстро, чтобы успеть высказать все, в боязни оказаться не услышанным.

Правило 3
Передаем слово следующему. После того, как кто-то высказался, он смотрит, на следующего человека справа, тем самым давая понять, что закончил и передает право говорить. При отсутствии в обсуждениях этого правила, когда говорит тот, кто первым поднял руку, выскочил вперед, то на совещании создается атмосфера гонки к решению. В результате сотрудники выбрасывают сырые идеи, не имея возможности спокойно подумать и высказаться.

Правило 4
Объявляем правила заранее. В беседе один на один можно подстроить свой стиль общения в соответствии со стилем вашего коллеги. В группе начинают одновременно проявляться многие различные стили и интересы. Так и обсуждения бывают разные – во время одних нужны правила и дисциплина, во время других желателен неограниченный поток дискуссий. Определение правил общения обеспечивает требуемый характер совещания.

Правило 5
Устанавливаем штраф. За нарушение очередности высказывания, опоздание или нарушение иных правил можно установить небольшой денежный штраф. Это позволит быстро привести неуправляемых поначалу менеджеров к норме цивилизованного общения.

Есть и другие правила, но начать нужно с этих. Смысл этих правил не в том, чтобы подавить конфликт мнений, но чтобы внести в этот конфликт дисциплину.

Даже если в процессе выработки решения необходимо участие каждого, консенсус не обязателен. Окончательное слово за тем, у кого есть полномочия в выделении ресурсов и ответственность за принятие решения. Цель группового процесса выработки решения в том, чтобы дать человеку, который в конечном итоге берет на себя решение, максимум информации и знаний. Топ-менеджеры могут действовать с большей уверенностью и большим доверием, обеспечивая открытый и прозрачный форум, который позволяет и даже способствует возникновению расходящихся точек зрения. Главное, чтобы участники убедились, что их голоса услышаны, тем самым окончательные решения приобретают большую поддержку и лучшую возможность для внедрения.