Как HR-команде перестать «затыкать дыры» и перейти к стратегическому планированию

Быть частью международной компании с богатой историей и филиалами в 30 странах — это не только статус, но и ответственность. HR-команда фармацевтического гиганта «Кьези Россия» рассказывает о важности стратегического подхода в подборе и о пользе, которую принесло для компании внедрение облачной CRM для рекрутмента Talantix.

 Стандартный процесс подбора персонала в «Кьези Россия» выглядит так:
 Потребность бизнеса — это может быть новая позиция, обусловленная стратегическим планом, замена ушедшего или получившего повышение сотрудника.
 Заявка на подбор — разговор руководителя и рекрутера по требованиям и компетенциям. 
 Скрининг кандидатов по той базе, что уже есть, или размещение заявки на hh.ru и в других каналах поиска. 
 Интервью с подходящими кандидатами. 
 Тестирование выбранных кандидатов, если есть необходимость.
 Компенсационный пакет и оффер.

Анна Чеботарь, ведущий специалист по подбору персонала «Кьези Россия»

Задача: оптимизировать дистанционную работу с линейными руководителями

— Инициатором автоматизации выступила я — пришло понимание, что пора оптимизировать процесс подбора. У нас большая, территориально распределенная команда. Понятно, что разные локации — это еще и временной разрыв: например, между Ростовом-на-Дону и Хабаровском — семь часов. Линейные руководители нередко интересовались, как идет подбор. Чтобы с каждым из них поговорить, нужно выбрать удобное для всех время, а это не всегда получалось. Так оформилась потребность в едином рабочем пространстве, где можно в режиме 24/7 увидеть весь процесс подбора и сократить время, которое тратится на созвоны и переписку. 

Решение: общее рабочее пространство с доступом 24/7

За Talantix я наблюдала на протяжении двух лет. Когда тестировала проект в первый раз, он мне показался очень сырым, хотелось многое добавить, скорректировать, и я делилась обратной связью с коллегами из Talantix. Около года назад на одной из конференций HeadHunter я обратила внимание на анонсы изменений и улучшений и решила протестировать еще раз. Изменений и доработок было действительно много, что меня порадовало — коллеги услышали обратную связь от HR!

При выборе решения ключевыми для нас были такие критерии:

Доступ с любого устройства в режиме 24/7, возможность добавлять информацию и оставлять комментарии. Прозрачный процесс подбора — доступ для всех участников. Защита личных данных соискателей — соблюдение закона № 152-ФЗ «О персональных данных».

Страх нового и сопротивление команды: как справились

Много вопросов было у ИТ-команды: поскольку ребята отвечают за информационную безопасность, к новому сервису они отнеслись с осторожностью. После разговора с менеджером Talantix выработали общие решения, появились ответы на вопросы. 
Линейным руководителям хватило одного обучающего вебинара, чтобы разобраться, как удобно настроить систему под себя. Подсказки внутри сервиса отлично помогают всем.

Елена Косаченко, директор по персоналу «Кьези Россия»

HR переходит в цифру

— Есть мнение, что автоматизация рекрутмента — это дорого, а бонусы не стоят потраченных денег. Опыт «Кьези» демонстрирует обратное. Вот на чем нам удалось сэкономить и куда перенаправить ресурсы:
 • Экономия средств на серверах — счастье для ИТ-команды.
 • Экономия времени рекрутера — он сфокусирован на стратегических задачах и на коммуникации с бизнесом, а не на рутинных операциях типа выгрузки и пересылки файлов и бесконечных напоминаний линейным руководителям со словами «посмотрите, пожалуйста, резюме».
 • Экономия диджитал ресурсов — все в одном месте, не нужно переключаться между разными каналами общения.
 • Экономия времени на привлечение — в CRM удобная база кандидатов, прежде чем размещать вакансию, рекрутер ищет кандидатов в системе.
Бонусом HR-команда получила удовлетворенных линейных руководителей, которые активно включились в подбор и стали брать на себя больше ответственности.

Workforce planning

Моя мечта, чтобы подбор начинался из стратегического понимания, куда и зачем движется компания. Сейчас мы на пути к такому формату работы. Конечно, иногда приходится переключаться на проактивную функцию: кто-то уходит в декрет, с другой позиции человек идет на повышение, а еще кто-то решил уволиться, и вместо стратегии начинаем «затыкать дыры». Но есть в HR-практике понятие workforce planning — стратегическое планирование трудовых ресурсов, когда мы организуем подбор так, чтобы принести максимальную выгоду компании. В идеале так должно быть всегда, и Talantix помогает нам двигаться в этом направлении, чему мы крайне рады. 
Второй важный момент: именно рекрутеры знают, что нужно кандидатам, а значит — они лучше всего справятся с функцией HR-брендинга в компании. Если у рекрутера меньше рутины и больше времени, он может взять на себя это направление, сняв его с плеч HR-бизнес-партнеров или менеджеров по развитию и обучению.

Как выбрать CRM под себя

Мы с Анной сходимся в мысли, что главное при выборе системы — ориентироваться на потребности бизнеса. Наш совет — разберитесь, что нужно именно вашей компании от рекрутингового ПО — увеличить производительность HR-отдела, не нанимая новых специалистов; уменьшить бюджет на подбор или увеличить скорость закрытия вакансий? Когда вы определите цели, будет легко выбрать систему под свои нужды. Например, одним из ключевых условий для нас была возможность перенести базу кандидатов: фармацевтика — специфическая отрасль, данные по кандидатам собирались с 2012 года, и для «Кьези» было важно их не потерять. Решение приняли только тогда, когда проконсультировались с менеджером Talantix и узнали, что удастся сохранить весь кадровый резерв. Еще одним важным моментом было соблюдение Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Раньше соискателю отдельным файлом отправлялась форма для получения согласия на обработку персональных данных, он ее заполнял и перенаправлял обратно, включался антиспам, который пропускал не все письма, и процесс затягивался. С Talantix этот процесс проходит в разы проще и быстрее. Смотрите на задачи бизнеса, на потребности рекрутера и потом тестируйте. Все очень просто: не попробуешь — не узнаешь. 

HR и собственник: убедить за 60 минут

Как рекрутеру убедить руководство, что автоматизация — это именно тот шаг, который необходим бизнесу? Простой совет — заняться калькуляцией времени и переложить его на деньги. Язык цифр с подсчетом выгод и убытков — это то, что действительно работает. 
Например, благодаря автоматизации «Кьези» удалось высвободить около 30% времени рекрутера. Сделайте календарь и в течение недели фиксируйте рутинные задачи — сколько времени идет на пересылку писем, на забивание данных в Excel и разбор резюме. Переведите время в деньги через почасовую ставку и покажите эти данные руководителю. Ваш отчет вызовет как минимум интерес, а в лучшем случае — готовность пробовать.

Сканируй QR-код и оставляй заявку на бесплатный тест-драйв CRM для рекрутмента Talantix.

фото vk.com/headhunter

Подпишитесь на navigator-kirov.ru в «Яндекс.Дзен»