Время-деньги: как эффективно управлять рабочим временем сотрудников

Дмитрий Волошкин, руководитель ИП Голдованская, консультант по автоматизации бизнес-процессов

Вопрос учета рабочего времени особенно актуален в организациях, где есть такие люди которые постоянно приезжают и уезжают, часто находятся вне офиса. Это торговые представители, менеджеры по рекламе и т.п.

Рассмотрим к примеру замерщиков окон, в течение рабочего дня они много времени тратят на  встречи с клиентами. И здесь возникают своеобразные проблемы. Например, специалист замеряет окно у заказчика и советует другую компанию, в которую стоит обратиться. Вроде бы смешно: ты работаешь в одной компании, а предлагаешь другую. Возможно, весь секрет в том, что он имеет некий процент  от заказа в другой компании, а в своей получит деньги за факт выезда. Вам хотелось бы знать где был ваш представитель, у какого клиента и какое количество времени. Здесь может быть очень много приписок о выездах по разным адресам, а на самом деле этих выездов не было. То есть сотрудник сидит в автомобиле и придумывает адреса, где он ездил и что «замерял».

Отслеживание сотрудника не просто по факту, а еще и по практическим делам решает программный продукт, использующий GPS. Практически на всех телефонах сейчас есть GPS, программа ставится по договоренности на личный телефон или сотруднику выдается рабочий телефон с установленной программой. И, примерно с точностью до 15 метров, мы можем сказать про нашего сотрудника, где он находится, как он туда перемещался, в какое время и т.д. Уже нет необходимости делать разборки, если кого-то нет на месте.

Уехал к клиенту? К какому? - Неизвестно. Где задание? - Нет задания. А зачем он к нему поехал без задания? То ли работал на организацию, то ли на себя, то ли на конкурентов, то ли просто отдыхал.

В конце месяца организация определяет, что теряет какие-то обороты и выручку, потому что приходится начислять зарплату ни за что. Либо сотрудник теряет в зарплате, если не может доказать, что выполнял работу. Страдают все. Человек страдает, что получил маленькую зарплату. Он начинает думать, что надо где-то подрабатывать. Начинает шабашить. В итоге компания теряет специалиста, все — разбежались.

А эта система позволяет свести к бесконфликтной ситуации контроль за местонахождением сотрудников. Мы всегда знаем, куда человек направился, где он находится в данный момент. А раз мы знаем, значит уже можем планировать, а раз можем планировать, то можем эффективно загружать сотрудников.

Фиксация времени
Допустим, у нас 5-10 сотрудников «в полях», и возникает срочный вызов. Если у нас нет системы учета и отслеживания сотрудников, что приходится делать? Обзванивать всех: «Вась, ты где? Коль, а ты где? А ты где?, - и пока дойдем до нужного человека, окажется, что он 5 минут как оттуда уехал, и уже торопится по другому адресу.

В системе учета мы можем сразу видеть, кто находится ближе к нужному адресу, и кто может лучше выполнить вызов. Как по физической возможности туда добраться, так и по способности  быстро решить проблему клиента. Мы сразу созваниваемся с этим сотрудником, говорим, что есть срочный вызов, нужно пересесть на такой-то маршрут и проехать до этого места. Потенциальный клиент такой-то, контактный номер телефона такой, тебя ждут. Все. Сотрудник приезжает до места максимально быстро. То есть мы получаем возможность поделить по зонам какую-то область или район города и дать сотруднику на обслуживание конкретную зону.

Мы можем выстраивать перемещения так, чтобы эффективно обслуживать наших заказчиков.
В связи с тем, что у нас повышается эффективность, мы можем в одну единицу времени обслуживать больше заказчиков.

Система включает в себя карту города, сотрудник оперативно узнает, что поступил новый вызов около него, максимально быстро перемещается и не тратит деньги на поездку до клиента. Приехал, сразу приступил к работе, выполнил задачу. После этого сотрудник снова принимает решение, ехать ему к следующему клиенту, если он где-то близко, либо возвращаться в офис.
Системный учет — немаловажный фактор в организации рабочего процесса, который позволяет эффективно использовать свои ресурсы. А также ресурсы самих сотрудников — они сами понимают, что система дает им только плюс. Да она, конечно, контролирует, но и дает возможность зарабатывать. Поскольку поиск следующего вызова и перемещение к нему становится оптимальным.

Фиксация времени сотрудников
Возможности навигационных систем можно и нужно использовать не только для того, чтобы проехать из точки А в точку Б. Специальные программные продукты позволяют точно фиксировать время работы сотрудников и посещенных клиентов. Они также дают возможность планировать рабочий день.
Уже несколько лет все пассажирские компании оснащают свои транспортные средства приемниками GPS. Чтобы водитель укладывался в определенный график между остановками, не отлучался куда-то, не спал на конечной. По такому же принципу можно автоматизировать рабочие места торговых представителей. Торговый представитель точно также с помощью планшетного компьютера может собирать заявки по заказчикам, а мы, соответственно, можем отследить или составить маршрут.

При использовании программного обеспечения мы можем составлять маршруты, экономить и более эффективно использовать ресурсы времени сотрудников.

Для руководителя

• Контроль и планирование занятости подчиненных: руководитель в любой момент может получить информацию о том, какие задачи выполняет тот или иной сотрудник, поставить новую задачу, назначить время совещания.
• Анализ эффективности использования рабочего времени для принятия решений, направленных на улучшение работы организации.
Для сотрудника
• Осведомленность руководства о занятости сотрудника. Это не только исключает нежелательные ситуации несвоевременной постановки задач «сверху», но и позволяет руководству по достоинству оценить и поощрить высокую эффективность работы сотрудника.

Кстати
Наверное, ничто другое так не отличает эффективных руководителей от всех остальных, как их бережное отношение ко времени. В определенных пределах один ресурс всегда можно заменить другим, например вместо алюминия нередко используют медь. Недостаток квалифицированного персонала можно компенсировать количеством работников. Но время не заменишь ничем. Таким образом, для разумного управления временем нужно, прежде всего, уяснить, на что оно уходит.

br /