Время-деньги: часть 2

Коммуникации увеличивают скорость доведения информации до заказчика, и повышают скорость обратной связи.

Дмитрий Волошкин, руководитель ИП Голдованская, консультант по автоматизации бизнес-процессов

Коммуникации увеличивают скорость доведения информации до заказчика, и повышают скорость обратной связи.

В связи с тем, что мы имеем возможность контролировать работу персонала через систему, а система чаще всего работает через Интернет, мы имеем возможность какие-то отчеты и целеуказания давать тоже через Интернет. То есть не просто составить отчет, где человек с телефоном находился, а еще и обмениваться какой-то информацией.

Те же торговые представители, когда приходят и собирают заказ, в своей программе сразу видят что и сколько человек заказывал раньше. «А почему вы заказываете два блока жвачки, вы же четыре за прошлый месяц продали, а мы раз в месяц к вам ездим. У вас как раз последний заканчивается», - говорит представитель и товаровед соглашается: «Действительно, давайте четыре». Так мы оптимально загружаем заказчика, и торговый представитель набирает большую сумму продаж. Точно также облегчается работа и со многими другими условиями. Например, наш замерщик окон выехал к потенциальному клиенту, и при замере он рассчитывает стоимость конструкции. В это же время руководство принимает решение проводить какую-либо акцию. Имея с собой аппарат с установленной системой, замерщик получает информацию об этой акции и делает предложение клиенту. Тот уже  вред ли сможет отказаться от окон. Потому что итак приехали, замерили, рассказали, да еще плюс какая-то акция.

Обратная связь

Казалось бы, что такого: просто позвонить, продиктовать заказ. Но скорее  где-то что-то будет потеряно или недопонято. А тут человек сразу информацию фиксирует прямо в системе, и она мгновенно поступает в обработку.

Вернемся обратно к торговым представителям. Что например дает управление рабочим временем представителя на выезде? Раньше было так:  человек заказ принял, вернулся в офис, потом в программу либо сам заносил, либо отдавал девочкам-операторам, либо диктовал по телефону, пока в машине сидел.  Потом информацию обрабатывали, логисты записывали заказ в доставку, планировали, когда он повезется. В итоге увозили заказ  не раньше, чем на следующий день. Сейчас, если заказ принимается до обеда, то он может быть уже с обеда до вечера доставлен в то место, где был принят. Потому что принятый заказ сразу же поступил в систему, система включает логистические этапы и, если система видит, что машина идет в этот район, данный заказ загружается дополнительно и увозится. Утром был торговый представитель – вечером заказ уже доставлен. Оперативно, и качество заказа выше, потому что у нас есть возможность подсказать клиенту, что еще нужно, основываясь на сборе информации о том, что он ранее покупал. Не всегда товароведы либо ответственные за закупки люди могут оперативно и качественно сработать в тот момент, когда к ним приехал торговый представитель.

Все это позволяет сделать система управления временем сотрудников во внешней среде. А когда работа организована во внешней и внутренней среде, это дает полную картину работы предприятия, как единого организма, и возможность все анализировать. Вот мы так сработали, почему? Потому что здесь прокол, и здесь прокол. Если все эффективно работают, то соответственно эффективно развивается организация и есть возможность давать какие-то премии и расти еще дальше.

Оперативная связь с офисом
Программное обеспечение устанавливается не для того, чтобы осуществлять слежку за персоналом, а для создания лучших условий для развития компании и повышения оборотов, выручки, а следственно и доходов всех ее сотрудников.
Система учета работает через Интернет, что позволяет держать оперативную обратную связь с сотрудником на выезде, сократить время обработки и доставки заказов. Таким образом, система тесно интегрирует занятость различных уровней иерархии персонала компании, делая работу предприятия максимально эффективной.

Цитата
Еще до того, как представитель вернулся в офис, мы имеем возможность предпринимать какие-то шаги для выполнения заказа.

Кстати
Фантастическая ситуация: выехал замерщик и увидел строящийся дом, по какой-то причине у застройщика нет договора на окна. Представителю попадется заказ на установку 300 окон. И это вроде бы, хорошо. Но у нас есть и другие заказчики, и если мы берем 300 окон, то мы должны либо расширить свои заказы на заводе-производителе, либо как-то расширять каналы поступления этих окон. Заказ, оперативно внесенный в систему, дает нам дополнительный запас времени на решение этого вопроса. Начинаем вести переговоры либо с нашим заводом-поставщиком, либо с остальными, чтобы не сорвать поставки, ни по одному договору.

Практика
- При внедрении данной системы сотрудник может оперативно передавать информацию о результатах общения с клиентом, составлять отчеты.
- Информация о всех заказах мгновенно поступает в обработку.
- Руководитель имеет полную картину работы предприятия и может эффективно анализировать результаты работы сотрудников, давать указания через Интернет.