Управление временем сотрудников

Каждый руководитель хочет знать, где находится его сотрудник и сколько времени он тратит на осуществление своей рабочей деятельности.

Дмитрий Волошкин, руководитель ИП Голдованская, консультант по автоматизации бизнес-процессов

Решение может быть очень простым – достаточно небольшого программного обеспечения и все перемещения людей внутри организации будут отмечаться и считываться системой. Проще всего, когда сотрудникам раздаются магнитные карты. Людям не придется запоминать и набирать никаких кодов, радиорамка в двери чувствует, что подошел сотрудник и дверь открывается.

Таким образом, решается колоссальное количество проблем с доступом сотрудников в определенные места, а руководитель  получает возможность контролировать, кто, где, в какой момент времени находился. Ведь существуют такие процессы, которые зависят от того на месте работник или нет. Например, оператор принимает звонки – если его нет на мест, то он какое-то количество звонков пропускает. Они ложатся на других операторов, которые в это время вынуждены обрабатывать больше. А в связи с тем, что количество операторов ограничено, мы теряем какие-то звонки, теряем клиентов.

Поэтому как минимум необходимо знать, сколько мы теряем и как мы можем на это повлиять, а также немаловажен финансовый результат, который отсюда вытекает.

Перемещения внутри организации

Все зависит от целей. Изначальная цель — просто оценить, понять, как расходуется рабочее время сотрудников. И уже исходя из этих данных выработать какие-то коэффициенты, через которые либо премировать того, кто работает эффективно, либо наказывать потому что человек из 100% своего времени работает всего 15.

Кроме того, что мы можем управлять перемещениями сотрудников внутри организации, можем отслеживать входы в какие-то конкретные помещения, и можем видеть, заняты они или не заняты.

В некоторых компаниях приходится часто встречаться с заказчиками. Для этого выделяется несколько переговорных комнат, и обычно составляется план, кто и когда будет находиться в каждой из них. Но практика такова, что от 30 до 60% времени теряется при выполнении графика занятости зала. Человек запланировал, но фактически там не находился. По разным причинам – заказчик не приехал, встречу перенесли и т.п.

Система позволяет все эти факты отслеживать, точно так же по личным картам сотрудника. То есть человек запланировал встречу, находится в переговорной и система отследила, что он там проводит презентацию. Либо она отследила что он там не находится, а презентация была запланирована на 2 часа. Получается 2 часа конференц-зал свободен ! Соответственно мы можем с кем-то встретиться, переговорить либо даже провести какую-то презентацию, если возникла непредвиденная необходимость.

Таким образом мы можем по своему предприятию видеть все, что делал человек. Куда он перемещался, какую работу выполнял, находясь на данном месте. Систему можно настроить так, чтобы она показывала конкретного человека по запросу. Система видит, что он в такой-то комнате, знает, что есть угол обзора у такой-то камеры, камера включается и показывает все, что есть в нужном месте. И мы видим, чем занят человек на самом деле. Ведь многие сотрудники как делают – пошел куда-то, карточку снял: «на Вась, подержи пока, а я быстренько сбегаю». Вроде бы карточка на предприятии, а человека нет. Он опять где-то занят своими делами.

Подсчитываем рабочее время
Самый простой вариант – в каждой двери организации ставится система, которая отслеживает прохождение людей в кабинеты. Сотрудникам раздаются карточки, в которых «зашит» специальный код, и система видит, как зовут человека, и его должность. Так мы можем узнать, где он находится в любой момент рабочего времени и даже за каким рабочим столом. Плюс мы можем понять занят он или не занят.
Система учета рабочего времени дает возможность планирования и позволяет более эффективно использовать ресурсы организации. А также рассчитывать эффективность работы сотрудников. Если человек постоянно выходит и отвлекается, ему требуется еще некоторое время на вхождение в работу, чтобы вспомнить и понять чем он занимался.

Цитата
Затраты времени на нерабочие процессы могут быть просто колоссальными. И работнику можно показать почему, например, у него нет премии. Потому что 30% рабочего времени он находился не на работе, а где-то еще.

Кстати
Даже если человек в течение дня выходит всего лишь покурить. Минимальное время которое он тратит каждый раз – 5-7 минут, если он выходит каждый час, умножаем на 8 получаем – 40-50 минут за рабочий день. Почти час! Умножаем на 22 рабочих дня и 12 месяцев – это 264 часа! Полтора месяца в год человек просто не работает. Если посчитать по средней зарплате в 15 тысяч, получается что около 25 тысяч рублей за год мы потеряли на зарплате этого человека.

Плюсы
- Программное обеспечение в целом позволяет более эффективно использовать ресурсы организации и сотрудников;
- В связи с тем, что система видит, где находится человек и чем занимается, мы можем уже блее эффективно отслеживать выполнение работы за каждым рабочим местом;
- ПО помогает обеспечивать полноценное использование помещений организации;
- Мы получаем возможность оценить, как расходуется рабочее время сотрудников и выработать эффективную систему поощрений.