Из каменного века в электронный документооборот

Документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях управления: «начальник сказал — сделали», то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Во всех остальных случаях необходимо создание определенной системы.

Дмитрий Волошкин, руководитель ИП Голдованская, консультант по автоматизации бизнес-процессов

Документооборот в организации может быть бумажным, по-старинке: создали документ, завизировали, передали дальше. По почте, курьером, факсом, еще как-то. На это тратится какое-то время, день, неделя, месяц. Хорошо — доказательно, документ физически существует, был подписан, завизирован руководством, либо организацией. Но очень медленно. Сегодня это воспринимается уже как «каменный век», ведь весь внутренний документооборот организации может быть организован с помощью электронных систем.

На все компьютеры организации ставятся чаты, мессенджеры, позволяющие отсылать файлы, хранить документы и отслеживать выполнение поручений. Это позволяет ускорить передачу внутренней документации, при этом всегда знать: от кого передан документ и кому предназначен. Это может быть организовано в простом варианте (ICQ, эл.почта, Skype), но существуют специальные программные продукты (например, CRM), которые позволяют давать задание, контролировать его исполнение и качество.

Электронная система позволяет создавать и хранить любые учетные документы, накладные, счета-фактуры, счета и т.п. Все электронные документы, при необходимости можно распечатать в нужном виде или унифицированной форме, некоторые документы не нуждаются в формировании печатного варианта. Например, извещение руководителя: «приеду сегодня в 12.30, быть всем на месте, будет планерка» не надо печатать, это задание всем понятно, и довести его до сведения всех сотрудников гораздо быстрее можно в электронной форме. Причем, нет необходимости рассылать сообщения нескольким пользователям, как при использовании простых мессенджеров — все документы и распоряжения доставляются сразу в личный кабинет каждого сотрудника.

Документация под контролем

Внутренний документооборот максимально быстро настраивается, контролируется, анализируется и т.д. Используется большое количество программных продуктов. Например, учетные программы управления торговлей, где формируются финансовые документы, которые можно распечатывать, отдавать своим заказчикам, покупателям.

В программе регистрируются все сотрудники организации, чтобы они могли заходить туда по паролю. Каждый заходит в личный кабинет, хранит там свою информацию, видит свои личные задания, видит общую работу организации, события организации, есть там и миссия компании, цели, информация о предстоящих мероприятиях. Например, «В выходные собираемся всей компанией выехать на природу, играем в пейнтбол (или едем на рыбалку). Все желающие встречаемся в такое-то время там-то. Иметь с собой то-то».

С ростом компании организуется некий закрытый портал для всей организации, позволяющий осуществлять оперативное взаимодействие всех отделов. Особенно эффективно создание такого портала в холдинговых структурах, которые включают в себя несколько различных организаций, для того чтобы их как-то сблизить и облегчить взаимодействие. К примеру, есть компания, которая занимается производством продукции, для того чтобы оптимизировать работу этого предприятия, создано транспортное предприятие, которое занимается развозкой готовой продукции. Помимо этого оно занимается доставкой грузов сторонних организаций, чтобы не простаивать. Т.е. предприятия на самом деле разные, но они входят в один холдинг, поэтому сотрудники обеих организаций выходят на единый портал и имеют возможность обмениваться на нем необходимой документацией, без дополнительных звонков и личных встреч.

Плюсы
- Возможность оперативно создавать, передавать всю документацию предприятия.
- При наличии личного кабинета и паролей, отслеживать получения и исполнение каждого документа.
- Документы не теряются и не задерживаются при передаче.
- Возможность настроить удаленный доступ для руководителя предприятия, когда при наличии своего пароля, руководитель может из любой точки мира передавать задания и отслеживать выполнение поручений.