Цифровая подпись в служебных целях

Дмитрий Волошкин, консультант по автоматизации бизнес-процессов

Использование электронной подписи не ограничивается работой с контрагентами. Внутри организации она дает уверенность в сохранности документации и значительно ускоряет работу.

Дмитрий Волошкин, руководитель ИП Голдованская, консультант по автоматизации бизнес-процессов

Уровень электронно-цифровых подписей может быть различным, как уровень директора или главного бухгалтера, так и просто какого-то ответственного лица, который выдает товары или материалы, либо сотрудников внутри организации. Такая подпись позволяет однозначно определять, кто принимает задание, кто и в какой момент подписал документ. Не просто кто-то за компьютером Маши написал: «Да, я буду во столько и сделаю такую-то работу», а потом окажется, что Маши вообще в это время в офисе не было и она задания не читала. Электронно-цифровая подпись каждый раз подтверждает, что сотрудник ознакомился с заданием и приступил к его выполнению. Естественно пароль и логин для каждого свой и никому его передавать не надо.

Электронные подписи снимают сразу много проблем и ускоряют работу. В больших холдингах даже на совещаниях присутствующих фиксируют при помощи электронных подписей. Каждый кто пришел своим электронным ключом зафиксировался в системе и все уже посчитаны, знают кто был, кто отсутствовал.

Поможет в поисках документов

Электронная подпись выданная сотрудникам также хорошо помогает в организациях, которые работают с большим количеством документов. Все эти документы, папки, дела нужно систематизировать и хранить, а по необходимости выдавать сотрудникам для работы.

И вроде бы все хорошо, по каждому контрагенту все документы складываются в определенные папочки, все подшито и подписано. Но например, кто-то из сотрудников взял эту папку, а потом и другому эти документы понадобились, и непонятно, где их искать. Кто взял, зачем, где они находятся сейчас, и куда новые документы подшить? Сплошь и рядом в организациях либо вообще нет каких-то программных продуктов, позволяющих вести учет, либо это не доведено до ума, а документы просто где-то складываются и хранятся.

Между тем, такой программный продукт дает возможность сохранения полной информации о движении документа в организации. Мы можем отследить какой документ, когда и кому выдан, на какое время. Про всю документацию мы можем внести данные вплоть до того, где она хранится: в каком кабинете, на каком стеллаже, полке. Т.е. мы фиксируем уже не только факт создания документа, но и все его перемещения в простанстве.

Сотрудник видит, что нужные ему бумаги находятся в таком-то томе. Он указывает, что хочет взять их, подписывает заявку своей электронной подписью. Теперь мы видим, кто забрал конкретный документ, и обращаемся при необходимости к этому человеку. Смотрим: ага, документ выдан Петрову — «Петров срочно верни, потому что мне он нужен для работы». Если документ потерялся, мы знаем что он пропал из-за него и дальше уже запускается процедура восстановления документа и применяются какие-то штрафные санкции к сотруднику.

Это очень важно для тех компаний, где большой бумажный документооборот: различные учебные заведения, налоговая служба, суды.

Плюсы
Использование электронно-цифровых подписей в организации позволит:
- Быстро идентифировать автора любого отчета, предоставляемого в электронном виде.
- Полностью автоматизировать поиск и выдачу документов.
- Ускорить прохождение документов за счет сокращения времени на подпись.

Использование сертифицированных средств защиты информации позволяет не только формировать электронно-цифровые подписи для всех сотрудников, но и шифровать документы при передаче по открытым каналам связи. Такая возможность обмена электронными документами особенно актуальна для организаций, чьи филиалы расположены в нескольких городах или регионах.