Офисный переезд: что необходимо сделать

Ваша организация расширила штат сотрудников или закончился срок аренды помещения, а может быть бизнес вышел на иной уровень, и требует перемен. Независимо от причин, вас ждет процесс не слишком приятный, но все же терпимый. Речь пойдет о переезде офиса.

В первую очередь необходимо оповестить сотрудников о грядущем переезде и сделать это следует заранее, лучше всего недели за две. За это время все успеют перестроить ритм жизни, спланировать свои новые графики. Помните о том, что работники – тоже люди, и все в их жизни взаимосвязано. И если ваш новый офис будет находиться на другом конце города, кому-то из них будет, к примеру, проблематично водить ребенка в детский сад. А это может прямо сказаться на результатах его работы. Чем раньше вы скажете о переезде, тем больше времени будет у подчиненных на решение своих проблем.

Сообщаем всем

О переезде офиса нужно сообщить всем. Не забудьте разослать письма с новым адресом по другим подразделениям компании – филиалам, представительствам, департаментам. Кроме того, необходимо предупредить партнерские организации, с которыми у вас заключен договор, например, на ежедневную поставку воды или на уборку помещений. И делать это лучше минимум за несколько дней.

«Наш офис переезжает»

Используйте все возможные способы для того, чтобы не ставить в заблуждение клиентов.

Весьма удобно будет напечатать заранее визитки или даже буклеты с указанием нового адреса организации. Разместите на корпоративном сайте объявление: «Наш офис переезжает». Лучше всего, если оно будет находиться на главной странице. Новый адрес укажите максимально подробно и понятно. Опубликуйте схему проезда к вашей новой «резиденции».

Особо важным клиентам, с которыми вы ведете важные проекты, крупные сделки, лучше разослать персональные письма по электронной почте.

Регистрация нового офиса

Не забывайте про государственную регистрацию юридического лица после изменения адреса. Закон обязывает вас внести изменения в учредительные документы. Иначе грозит штраф либо за нарушение срока постановки на учет в инспекции по местонахождению обособленного подразделения, либо за уклонение от постановки на учет (ст. 83, 116 и 117 Налогового кодекса РФ). Кроме того, директор компании может быть также оштрафован  на основании пункта 3 статьи 14.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Помните:

Самое главное в организации переезда – это тщательное планирование. Если все хорошо продумано, составлены планы и графики, все сотрудники знают свои задачи и функции, руководитель осуществляет грамотный контроль, то переезд из стихийного бедствия, как обычно к нему относятся, превращается в очередной проект.