Можно ли подтвердить расходы копиями документов, если нет оригиналов?

Можно. Но есть ряд условий, про которые важно не забывать! Это должны быть копии, заверенные в установленном порядке. Такой порядок прописан в Национальных стандартах — ГОСТах. 
⠀ 
В заверенной по всем правилам копии под реквизитом «Подпись» указаны (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст): 
⠀ 
— слово «Верно»; 
— должность лица, заверившего копию; 
— его собственноручная подпись;
— расшифровка подписи (инициалы, фамилия); 
— дата заверения копии. 

Заверительная отметка может быть рукописной или в виде штампа. Кроме того, в ней должна быть надпись о месте хранения оригинала: 
⠀ 
«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год»). 
⠀ 
И все это должно быть опять же заверено печатью. Если копия оформлена именно так, ее можно принять к учету. Это подтверждает Минфин в письме от 22.04.2019 N 03-11-11/28986. 
⠀ 
Использовать простые ксерокопии, отсканированные, факсимильные копии для налогообложения рискованно. Налоговики их точно не примут. Хотя отстоять расходы, принятые по факсовым копиям, в суде компаниям удавалось, но... Зачем вам это, если всегда можно подстраховаться и пойти тем путем, который точно не вызовет вопросов.

Т.: 8 (8332) 213-112

www.buhgalter043.ru 

^{фото: nalog43.ru}