Как выбрать секретаря

Даже небольшую организацию трудно представить без секретаря. Однако даже при наличии немалого количества претендентов на рынке труда выбрать компетентного специалиста не всегда просто. Чтобы найти подходящую кандидатуру, руководитель должен твердо знать, какие функции должен выполнять его секретарь.

Чтоб облегчить себе поиски, для начала неообходимо определиться со своим собственным стилем руководства и корпоративной этикой предприятия. Именно они и будут главным определяющим критерием для выбора сотрудника.

После этого уже можно вникать в квалификационную терминологию. Нельзя забывать, что секретари бывают разные. Это может быть секретарь-машинистка, специалист на ресепшене, помощник руководителя. Необходимо совершенно точно определить, какого рода сотрудник вам необходим и какие функции он должен выполнять в вашей организации. От этого напрямую будет зависеть оплата его труда — ведь не секрет, что чем выше квалификация сотрудника, тем выше и его заработная плата, ведь каждая новая ступень квалификации секретаря не отменяет всех предыдущих. Для примера, сотрудник в должности помощника руководителя должен будет совмещать в себе и функции ресепшена, и машинистку, и делопроизводителя.

Вне зависимости от выбранной квалификации, секретарь любого уровня должен:
• встречать посетителей и всех сотрудников организации ровно и доброжелательно, независимо от личного отношения к отдельным людям;
• быть в курсе жизни коллектива;
• уметь безошибочно и быстро составлять служебную документацию, соответствующую общепринятым стандартам;
• уметь работать с любой оргтехникой;
• компетентно переадресовывать руководителю телефонные звонки, при этом отказ должен быть предельно корректен;
• рационально составлять ежедневный план-график рабочего времени;
• следить за порядком в кабинете руководителя и приемной;
• понимать задания или просьбы шефа, оперативно на них реагировать.

Недопустимыми для секретаря будут забывчивость, игнорирование беспорядка в приемной, высокомерие по отношению к сотрудникам и клиентам компании, распускание сплетен, игнорирование корпоративной этики. Все эти случаи дают вам право поставить вопрос об увольнении секретаря. 

В материале используются фотографии sk8erboi.ucoz.ru