С уважением, деловая переписка!

_{Людмила Сарычева, соавтор книги "Новые правила деловой переписки"}

Грамотное рабочее общение в Интернете - ключ к успешному бизнесу. О том, как правильно вести чаты с сотрудниками, – Людмила Сарычева, соавтор книги "Новые правила деловой переписки"

Уважайте время и границы ваших сотрудников. Одна из главных (пусть и не всегда осознанных) ошибок руководителя – отправлять подчиненным письма с пометкой "Срочно". Да еще и пятью восклицательными знаками после. Дословно такое сообщение значит - "бросай все и займись этим делом". Здесь, в первую очередь, источником раздражения становится неуважение к рабочему времени. Такое сообщение нарушает границы свободы - мешает человеку решить для себя, какими задачами заниматься сначала, а что оставить на потом. Тут нужно больше конкретики - вместо "Срочно" стоит сразу назвать время, к которому нужно сделать задачу. Например, сотрудник получает письмо с содержанием - "Пришли правки от клиента, внесите изменения срочно!". А стоило бы - "Пришли правки от клиента - он ждет ответ к завтра к 10:00". Так, мы даем человеку возможность распланировать свое время и не выпасть из рабочего ритма.

Предлагайте помощь. Если задача срочная, и вы понимаете, что сотрудник может замешкаться, дайте понять, что вы открыты для сотрудничества. Дословно это будет звучать так: "Слушай, я знаю, что задача появилась внезапно, и у тебя есть другие дела. Если нужно, я подстрахую". И теперь мы не просто проявили уважение, но и позаботились о комфорте работника.

Будьте честны. И в первую очередь это касается вопроса сверхурочной работы. Главное заблуждение руководителя, когда он просит сотрудника поработать сверхурочно - это сделать вид, что тот ему должен, и что такая рабочая ситуация абсолютно нормальна. А между тем, ситуация, когда руководитель вынужден просить работника о сверхурочных - всегда неприятная и требует дипломатии. Честность в таких случаях – хорошая стратегия. Например, сотрудника попросили поработать на выходных. Но вместо того, чтобы поставить его перед фактом, руководитель объясняет важность дела – "Я знаю, что на эту работу требуется время и готов дать тебе потом отгул или передать твои текущие задачи другому сотруднику". Понимание, что начальник не заставляет что-то делать, а просто хочет добиться хорошего результата для компании, помогает людям проще реагировать на такие просьбы.

Будьте открыты к сотрудничеству. Грамотный руководитель всегда должен быть готов к тому, что в некомфортных для себя условиях сотрудник попытается с вами договориться. И это правильно! Как ни грустно, но часто бывает так, что "срочная" задача впоследствии оказывается вообще никому не нужна. Но сотрудник потратил время и силы, чтобы ее завершить. Поэтому, когда поступает ASAP (англ. "как можно быстрее"), он вправе узнать, почему задачу нужно выполнить сразу и попытается договориться на более-менее выгодные условия для себя и руководителя. Вам же стоит прислушаться и попытаться прийти с работником к компромиссу.

Учитесь реагировать на резкие высказывания подчиненных. Для начала стоит понять важную вещь. Когда человек высказывается - это очень ценно. Люди редко предъявляют претензии. И если это произошло, нужно прислушаться и постараться выудить что-то полезное для себя. Кроме того, если человек написал гневное письмо (не важно, прав он или нет), это не значит, что он такой хам по жизни! Его что-то задело в конкретной ситуации, и он вспылил. Если руководителю пришло хамское письмо от сотрудника и возмутило, не нужно сразу отвечать. Лучше подождать - пусть эмоции улягутся. И тем более, не нужно хамить в ответ. Это значит только множить негатив, что ни к чему хорошему не приведет.

Проявляйте заботу. В переписках на работе проявлять заботу намного эффективнее, чем безоговорочно требовать. Конечно, можно отправить сообщение с пометкой "Срочно", можно поставить сотрудника перед фактом и заставить работать, можно резко ответить на хамское письмо. Но намного, намного лучше, если люди берут дела, которые им передают с заботой. Тогда и берут их охотнее, и результат лучше, и сотрудники к действиям руководителя становятся лояльнее.

_{фото журнала "Бизнес Класс"}